Режим многозадачности в работе это: Что такое многозадачность и как работать в этом режиме

Что такое многозадачность и как работать в этом режиме

  Когда в начале 60-х годов прошлого века создали первую операционную систему IBM, пользователей поразила возможность компьютера выполнять несколько функций одновременно. То есть процессор легко переключался с одной задачи на другую, постепенно доводя их все до логического завершения. Впечатлившись таким эффектом, мультизадачность попробовали перенести в сферу человеческой деятельности. Тогда показалось, что умение выполнять несколько дел одновременно – это очень полезный навык, овладев которым можно кратно повысить эффективность в работе при этом сэкономив уйму времени. Так ли это на самом деле? Давайте разбираться.

Что такое многозадачность?

Начнем с определения. Многозадачность – это возможность, умение, навык выполнять несколько процессов одновременно, переключаясь с одной задачи на другую. Изначально термин применялся сугубо в среде программирования, но постепенно перекочевал в производство и в сферу человеческой деятельности.

Скорей всего вы не раз слышали о выдающихся способностях Цезаря делать одновременно два и больше дел. Воодушевившись таким «подвигом», вы «задвинули» усердие в выполнении одного дела на дальнюю полку и попробовали переключаться с одной задачи на другую, потом на третью и так далее. Всего по чуть-чуть и что в итоге?

А на выходе вы получили несколько начатых задач и ни одной завершенной. Вдобавок ко всему вы совершенно запутались, какое дело выполнить в первую очередь, а какое отложить напоследок. И, главное, вы потратили время и ресурсы мозга впустую. Мотивация на нуле, ком незавершенных задач вырос до небес. В итоге минусовая эффективность и стрессовая ситуация. Приехали.

Умение работать в режиме многозадачности – это не такой уж полезный и ценный навык, как кажется на первый взгляд. Исследования показывают, что мультизадачность вредит трудоспособности человека. Мы не роботы к счастью, поэтому продуктивность работы во многом зависит от умения концентрироваться на выполнении одной задачи. Цепочку дел мы выполняем последовательно, завершая одно и приступая к другому. По мере достижения целей растет мотивация и желание добиваться больших успехов, экономится время. Казалось бы, схватившись за два дела сразу, время на выполнение задач должно сократиться наполовину. Но в действительности потребуется вдвое больше усилий и при этом шансы на успешное завершение сократятся.

Например, вам нужно расставить 10 тарелок на столе, полить цветы на подоконнике в 10 вазах и разослать 10 пригласительных SMS. Попробуем включить режим многозадачности – это, значит, делаем все сразу, перепрыгивая с одной задачи на другую. Поставили 3 тарелки, побежали поливать 3 цветочные вазы, а потом или одновременно с поливом отправили 3 SMS. Вернулись к тарелкам, следом вазы и опять сообщения. И так по кругу. Простые задачки, но, выполняя их все сразу, вы устанете сильнее и потратите времени больше. При этом на середине всего действа включатся побочные эффекты многозадачности: вместо того чтобы отправить SMS, вы, зачем-то польете телефон водой или выставите тарелку на подоконник, а не на стол.

А теперь сделайте те же простые задачи последовательно: сначала тарелки, потом поливка и в завершении отправка сообщений. Вы удивитесь – и дела идут быстрее и мозг цел!

Усложним нагрузку, а точнее сделаем приближенной к реальности. Например, вы пишите отчет или презентацию и одновременно проверяете новые сообщения в одноклассниках или ВК, отвечаете на смс или просьбы коллег помочь по «неотложному» делу. В 99% случаев, работая в режиме такой многозадачности, вы заметите, что время утекло непонятно куда, рабочий настрой улетучился, а основной работы сделано всего 10-15%. Шокирующий вывод: чем больше вы отвлекаетесь, тем сложнее сосредоточиться на работе. Гаджеты, аккаунты в соцсетях, email-почта и другое – это пожиратели времени и усилий, которые вы могли бы с куда большей пользой потратить на полезное дело.

Мы сильно преувеличиваем важность коммуникации – эта мысль кажется такой несовременной в нашу эпоху. Но, если вы планируете завершить задачу максимально эффективно и быстро, то отключите все раздражители. Это поможет сосредоточиться на задаче.

Как работать в таком режиме?

Режим многозадачности в работе – это сочетание следующих качеств: аналитическое мышление, системный подход, высокая организованность. Требования не самые простые, но чтобы их выработать, рекомендуем придерживаться следующих рекомендаций:

• Планируйте дела на день, неделю, месяц вперед. Бывает полезно даже прописать задачи на 1-2 часа, чтобы четко и вовремя их выполнить. Однако не составляйте нереальный план – это один из «хитрых» способов прокрастинации. Список дел должен мотивировать на достижение конкретных задач, промежуточные цели должны быть осуществимы за 1-2 итерации, мозг не должен быть забит лишней информацией. Ещё одно преимущество реального плана в том, что вам проще будет мотивировать себя на выполнение простой задачи.
• Распределите задачи по важности. Самые важные дела начинайте с утра. Помните принцип 20 на 80? Сначала делайте то, что приближает к поставленной цели. Думайте как стратег. Используйте уже проверенные методики Брайана Трейси «АБВГД», Дуайта Эйзенхауэра «Матрица» и, например, почитайте об эффекте Блюмы Зейгарник.
• Зациклите работу. Что значит многозадачность в «правильном» понимании этого термина? У вас может быть несколько дел, которые нужно выполнить за конкретный период времени. Если вы наброситесь на всё сразу, то не достигнете желаемого. Вдобавок получите стресс и депрессию. Чтобы решать эффективно, сосредотачивайтесь на каждой задаче. Например, возьмите на вооружение простой метод Франческо Чирилло, который называется «работать помидорами». То есть вы знаете, что можете продуктивно работать над задачей 45 минут, но потом вам требуется 10-15 отдыха. Возьмите таймер и поставьте период в три четверти часа. В это время полностью погрузитесь в выполнение дела. Как услышите сигнал – отдыхайте. Выпейте кофе, пообщайтесь в соцсетях, проверьте почту. Словом делайте то, что нравится. Отдохнув, снова заводите таймер и делайте работу. Давать отдых мозгу после режима концентрации полезно – это повышает эффективность в последующие отрезки времени.
• Не отвлекайтесь во время работы. Отключите в период концентрации над задачей все отвлекающие факторы – соцсети, оповещения на телефоне и электронной почте. Все это – пожиратели времени. Отведите определенные часы для проверки почты, просмотра аккаунтов и прочего. Не нужно каждые 10 минут листать ленту соцсетей в поиске новых сообщений.
• Разводите похожие виды деятельности и проекты на разное время. Наш мозг любит все упрощать и многие одинаковые дела сваливать в одну кучу. Именно поэтому, мы, находясь в здравом уме и светлой памяти, ставим электрический чайник на газовую печку, наносим на кожу зубную пасту вместо крема и делаем другие глупости. Например, вы можете довольно продуктивно соединить два дела: совершать покупки в мегамаркете и решать деловые вопросы по телефону. Эти действия из разных сфер, поэтому мозг видит различия и не смешивает все в одну кучу.
• Включайте музыку во время работы. Как ни странно, но звуки помогают лучше сосредоточиться и заряжают энергией. Конечно, музыка должна быть в тему – не напрягать, не отвлекать внимание на себя.
• Фиксируйте результаты. То есть переносите выполненные задачи в папку «завершенные» — это дисциплинирует мозг. Вы видите, что сделали за час, день, неделю, месяц и сколько осталось до финиша.
• Подключайте «напоминалки». Гаджеты могут стать вашими помощники в личной эффективности. Планируйте, на какое время поставить ту или иную задачу и, главное, выполняйте свой план.
• Старайтесь действовать последовательно, то есть делайте задачи одну за другой. Конечно, бывает необходимым выполнить сразу два дела за раз, но все хорошо в меру. Подходите к трате своих умственных ресурсов с позиции экономии: если не нужно напрягаться и включать режим многозадачности, то и не стоит этого делать.
• Отдыхайте разнообразно. Продуктивность в работе напрямую связана с качеством отдыха. Можно «пахать» 12 часов, приходить домой и падать без сил на кровать. А завтра снова на работу. Такой режим подходит для роботов, но у человека сильно творческое начало и продуктивность работы зависит от того, как он отдыхает после неё. Например, можно пролежать выходной на диване, уставившись в телевизор, или сходить в театр, музей, съездить с друзьями на пикник.

Многозадачность – это капризное и довольно сложное свойство психики человека. Если мы не сможем его обуздать, чтобы использовать себе во благо, то оно оседлает нас и выжмет все соки. Помните об этом!

Плюсы и минусы

Рассмотрим преимущества мультизадачности:

1. При надлежащем планировании действительно можно эффективно решать несколько задач одновременно. То есть, выполняя дела, вы должны четко понимать, каких результатов должны достичь.
2. Многозадачность помогает развить пластичность мышления и способность удержать в поле внимания несколько задач. Это неплохой тренажер для мозга.
3. Способность делать несколько дел одновременно и делать это хорошо, помогает быстро реагировать на форс-мажорные обстоятельства, улучшает стратегическое мышление и видение ситуации. В некоторых нишах действительно полезно сразу охватить несколько направлений одновременно, проанализировать их перспективность и только потом принимать решения по каждому из них.

Минусы многозадачности:

1. Поверхностная обработка информации. Когда много всего, то мозг скользит по верхушках, не вникая в суть процессов. Такой человек берет общее изо всех сфер, но ни в одной не является профи.
2. Высока вероятность ошибок. При недостаточной концентрации на задаче или при эффекте переноса данных с одной задачи на другую, неизменно совершаются ошибки. Внимание у многостаночника рассеивается, и это сильно вредит результату.
3. Повышается утомляемость. Попытки ухватиться за всё сразу требует больших затрат энергии как физической, так и умственной. Человек быстрее устает, а продуктивность стремится к нулю.
4. Растут горы неоконченных дел. Лихо начать 10-20 дел одновременно никто не запрещает, но не стоит ждать такого же быстрого их завершения. Из 10 начатых дел к финишной черте доводят 1-2 задачи, при этом сорвав все сроки и потратив в разы больше усилий. А что с остальными? Они лежат и ждут своей участи – годами, десятилетиями.

Последствия многозадачности бывают крайне неприятными. Увеличивается когнитивная нагрузка, то есть приходится тратить больше умственных ресурсов на обработку потока информации. Снижается продуктивность работы, многостаночники зачастую неправильно оценивают свои возможности и недооценивают силу отвлекающих факторов. Снижается способность к концентрации внимания на задаче, многозадачность не ценится в среде высоких технологий, научных исследований и других сферах со сложными алгоритмами работы.

Многозадачность приводит к выгоранию. Люди, практикующие такой подход, нарушают естественные механизмы мотивации и вознаграждения, которые имеются в нашем мозге. Нейробиология доказала, что снижение плотности серого вещества в передней поясной коре головного мозга из-за стресса приводит к потере радости от мыслительных усилий.

Совмещение дел может быть опасным для жизни и здоровья. Например, вы находитесь за рулем автомобиля и пытаетесь одновременно вести переговоры с партнером. Вероятность аварии возрастает в разы.

Резюме

Мы узнали, что такое многозадачность. Изучили, как работать в таком режиме, какие есть плюсы и минусы выполнения нескольких дел одновременно. Мультизадачность можно использовать для тренировки пластичности мозга, однако в рабочей среде полезнее развивать навык последовательного выполнения дел. Тише едешь – дальше будешь!

Работа в режиме многозадачности что это. Советы на каждый день

.

Работа в режиме многозадачности что это, поочередное выполнение большого количества дел.

Примеры. Люди завтракают и читают газету, едут в машине и разговаривают по телефону.

Многозадачность – это способность человека довольно быстро с первой задачи переключаться на вторую.

Реже переключайтесь и меньше отвлекайтесь одновременно на несколько дел, тогда вашему самочувствию нечего бояться.

Но необходимо знать, что при каждом переключении затрачиваются жизненные ресурсы, увеличивается стресс, и невольно повышаются чувства тревоги.

Работа в режиме многозадачности что это, читайте советы

Доказано учеными, что можно работать в режиме многозадачности, если вы обладаете:

• аналитическим мышлением;

• высокой организованностью;

• системным подходом;

• способностью анализировать результаты.

Допустим, вы не имеете тех качеств, которые перечислены выше. Не беда, они появятся.

Прислушивайтесь к советам на каждый день:

1 совет. Составляйте бизнес — план на день, неделю, месяц.

Он поможет:

• мотивировать на достижение конкретных задач;

• снизить стресс до нуля;

• освободить мозг от лишней информации.

Уделите 10 минут на составление плана. Записывайте в блокноте, дневнике, календаре, приложении Todoist, на доске Trello. Ценную и большую информацию храните на флеш-карте.

У руководителей крупных компаний рабочее время планируется по часам, для каждого дела определенный период времени.

Допустим, у вас появилась неприятная работа, которую обязательно требуется сделать. Обсуждайте о ней с внутренним голосом. Убеждайте себя, и вы почувствуете, что вы в работе, и она началась, осталось — закончить.

2 совет. Сортируйте дела по приоритетам.

Известные специалисты предлагают использовать их разработки для работающего в режиме:

• метод «АБВГД» Брайна Трейси;
• эффект Блюмы Зейгарник;
• матрицу Дуайта Эйзенхауэра.

Мыслите стратегически. Самые важные и объемные дела начинайте выполнять с утра.
Когда жизненный ресурс не истощен, и вы сможете принять правильное решение.

3 совет. Цикличность в работе.

Сосредоточившись над трудной задачей, субъект сможет достичь большего, чем будет распыляться на несколько задач сразу.

Чтобы избежать стресса и понижение в работоспособности, работайте и соблюдайте цикличность в работе при многозадачности.

«Метод Pomodoro» предлагает Франческо Чирилло, как концентрироваться над задачей и делать перерывы.

У каждого человека – свой биологический ритм жизни. Пронаблюдайте за собой, и вы определите период времени максимальной эффективности, если хотите работать в режиме многозадачности.

Возможно, вы работаете 1 час плодотворно, и вам достаточно 10 минут для отдыха. Но к концу рабочего времени, период плодотворной работы необходимо сокращать, чтобы не быть похожим на выжатый лимон.

Иногда можно услышать выражение — «режим полной концентрации», это когда человек полностью погрузился в работу. Или другое слово «режим малого блуждания», что означает – пришло время отдыхать.

Смена режимов концентрации и блуждания позволит выполнить перезагрузку мозга, чтобы повысить эффективность творческой работы на следующий период времени.

Режим многозадачности в работе что это: плюсы и минусы

Многозадачность дает субъекту преимущества:

• помогает в разы увеличить количество решаемых задач;

• концентрироваться на самом главном, развивает мыслительный аппарат;

• моментальное принятие решений, сокращает время размышления;

• изыскание новых открытий, ощущений;

• эффективно работайте и достойно отдыхайте, вам жизнь покажется счастливой.

Но многозадачность имеет и негативные последствия:

• субъект делает работу поверхностно, борясь за количество выполненных работ, и забывает о качестве;

• допускаются порой трагические ошибки, если человек не способен быстро сконцентрироваться и переключиться с первого на второе дело;

• при неправильном планировании задач, увеличивается утомляемость;

• многозадачность снижает умение сконцентрировать ваше внимание на конкретном деле, и ухудшает память;

• напряженный график работы продолжительный период провоцирует в организме людей вырабатывать гормоны систематического стресса. Поэтому, ваш организм устал и измотан до предела;

• отрицательный негатив складывается о сотруднике, когда он во время беседы отвлекается на телефонные звонки, работает на компьютере или жует конфету.

В режиме многозадачности существуют свои правила:

• выдержите 60 секунд перерыва, прежде чем переключиться на второе задание;

• не распыляйтесь в среде дел, доведите первое дело до финиша, затем выполняйте второе;

• объединяйте схожие задания в блоки, и решайте постепенно: друг за другом;

• делайте меньше заданий, но качественно;

• если одно дело требует перерыва, приостановите его. Сделайте пометку, и вернитесь к нему, когда придет время;

• отдыхайте в перерывах, в выходные дни и обязательно выделяйте 8 часов для сна.

Ученые эксперименты, современные полизадачники

Пример. «Нина Петровна – супер сотрудник. Она одновременно выполняет много задач»- говорит начальник.

Значит, многозадачность сегодня приравнивается к увеличенной продуктивности.

Ученые утверждают, что при выполнении одновременно трех или четырех задач, мозг человека теряет время на переключение и погружение в новую задачу. В результате каждая задача выполняется поверхностно, но не до конца, а усилий затрачиваются много, и IQ падает.

Существуют индивидуумы, которые способны выполнять в одно время массу дел. К ним относился Юлий Цезарь. Он мог: слушать, писать, разговаривать, читать.

В настоящее время таких людей называют полизадачными — это Андрей Парабеллум- инфобизнесмен из России и Илон Маск- предприниматель из Америки.

«Внутренняя предрасположенность вырабатывает способность у человека выполнить работу в режиме многозадачности» — дал определение ученый Ален Блюдорн.

История о многозадачности, работе мозга

Слово многозадачность или мультитаскинг применяли в 60-е годы 20 столетия для обработки компьютерных данных. Слово Multitasking – переводиться, с английского, как мультизадачность. Затем стали эти слова употреблять в психологии, а теперь можно часто услышать и в повседневной жизни.

Компьютер может работать в режиме многозадачности долгое время. Например, система Windows выполняет массу процессов и не теряет производительность и качество работы.

А Microsoft Exel хорошо функционирует, когда открывается браузер, затем youtub.

Но мозг человека работает по иному, не как компьютер.

При многозадачности снижается плотность серого вещества, размешенный в передних полушариях мозга, и отвечающий за процессы познавания.

Ученые доказали, что человеку под силу справиться только с двумя делами одновременно.

При выполнении одной задачи обе лобные части нашего мозга участвуют в работе вместе. Когда проблем две, то каждое полушарие работает только над своей задачей.

Но достаточно появиться третьей проблеме, то мозг вытесняет первую и размещает на ее место третью.

Работа в многозадачности режиме создает иллюзию выполнения нескольких планов одновременно, происходит переключения с одной задачи на другую с помощью исполнительных функций головного мозга.

Отказ от вредных привычек

Мультизадачность причиняет вред в период работы.

Поэтому, следует противостоять:

• отключите смартфон, и настройте систему хранения электронной почты;

• установите программу блокировки соц. сетей.

Работа в многозадачности режиме – это трудовая деятельность человека, в которой происходит размеренной планирование задач на день, … год. Последовательное выполнение с большой эффективностью и отличным качеством.

.

Многозадачность и умение работать в этом режиме

Вы узнаете, что такое многозадачность в работе и как проявляет себя человек в подобных условиях. Расскажу, как нужно правильно развивать умение работать в таком режиме. Будет много кейсов и примеров.

Что такое многозадачность

Многозадачность — это видимое одновременное выполнение нескольких процессов, путем переключения с одной задачи на другую.

Ключевое слово в этом определении будет «видимое». Нам кажется, что есть люди, которые могут одновременно выполнять большое количество задач. Но на самом деле, это только кажется.

В каждый момент времени процессор компьютера выполняет только одну задачу. И в каждый момент времени человек тоже выполняет одну задачу.

А видимость одновременного выполнения задач идет за счет быстрого переключения внимания с одной задачи на другую.

Поэтому и говорим, что человек работает в режиме многозадачности. Но на самом деле он просто очень быстро переключает внимание.

Наша задача сводится к тому, чтобы переключений было как можно меньше. Потому что каждое переключение не бесплатно. Мы тратим на него свою энергию и время.

А оказывается, что в течение часа возникает от 5 до 20 помех. На каждую помеху требуется минимум 1 минута времени чтобы переключить внимание с одной темы на другую.

Чувства и мысли в условиях многозадачности

Давайте честно ответим на вопрос. Какие чувства вы испытываете в условиях многозадачности?

Как правило, они не очень приятные. Обычно, это ярость, злость, раздражение, апатия, усталость и так далее.

Находясь в таких чувствах (например, раздражены), можем ли мы принимать эффективные решения? Насколько глубоко можем погрузиться в каждый вопрос чтобы обеспечить нужный результат?

А теперь представьте, что 80 % людей в современных компаниях работают в режиме аврала (многозадачности). И они переживают не очень приятные чувства.

Сможете ли вы принять эффективное решение, находясь в состоянии раздражения?

Я думаю, что нет!

Соответственно, в условиях многозадачности нам необходимо что-то делать со своими чувствами и эмоциями.

Наверняка, вы много слышали про эмоциональную компетентность и техники, связанные с управлением собственным состоянием.

Эффект наименования

Я предлагаю вам одну технику, которую можно использовать. Это наблюдение за собственными чувствами или так называемый «эффект наименования».

Кстати, эту рекомендацию дают и ораторам, которые выступают публично.

Например, вы чувствуете тревогу и волнения. И представьте, если вы приходите на совещание и при этом испытываете тревогу.

На что будет обращать внимание ваш собеседник? На содержание того, что вы будете говорить или на ваше тревожное состояние?

В случае если вы просто из этого тревожного состояния что-то говорите человеку, то он не сможет услышать суть сообщения.

Но можно сказать следующее.

Слушайте! Я сейчас переживаю, чувствую тревогу и очень волнуюсь. Поэтому не обращайте внимание на мое состояние.

В таком случае, вы как бы обнулите восприятие тревожности. Человек тогда будет настроен на содержание вашей работы.

Этот эффект наименования срабатывает не только в отношении других людей. Он также работает и в отношении вас самих.

Тогда вы честно признаете себе. Вот сейчас я испытываю раздражение. А вот сейчас гневаюсь. Только после того, как вы признались, уже можно двигаться в развитии многозадачности.

А пока вы не признаете в себе эти чувства, они будут топить и отрицательно влиять на вашу эффективность.

Что можно сделать чтобы управлять своими чувствами и эмоциями?

Таких способов привести себя в работоспособное состояние очень много. Об этом ниже еще поговорим.

Сейчас нужно понять, что достаточно просто начать замечать, что с нами происходит.

Представьте, что вы заходите в общественный транспорт. Вместе с вами заходит блондинка в 100 кг веса на тонких шпильках.

И представьте, что она вам наступает на ногу всем своим весом. А до этого вы были в состоянии раздражения.

Как вы будете реагировать в такой ситуации?

Большинство будет грубо отвечать. Например, смотри, куда идешь!

Естественно, мы получим ответную реакцию со стороны этой женщины. Она вероятнее всего, тоже будет вести себя грубо. В итоге, настроение у нас станет еще хуже.

Или если мы заходим в эту ситуацию, испытывая чувства благодати. Когда эта блондинка наступает нам на ногу, то мы скажем, что ничего страшного.

И в этом случае скорее всего наша собеседница вежливо извинится. В итоге, эта ситуация не будет увеличивать размер и трагизм наших чувств и эмоций.

В работе точно также!

Например, мы пишем важный отчет или другой документ. Мы погружены в негативную эмоцию. Поэтому не отслеживаем и не даем в себе отчет об ее существовании.

В итоге, в процессе выполнения задачи качество работы будет очень сильно падать.

Поэтому во время работы в условиях многозадачности замечайте свои чувства и эмоции. Отдавайте трезво отчет в том, как они влияют на эффективность.

И управляйте своими чувствами и эмоциями по рекомендациям из области эмоциональной компетентности и управления стрессом.

Конструктивность мыслей в многозадачности человека

Другая важная тема, когда затрагиваем многозадачность человека. Это насколько конструктивны мысли. И насколько ход наших мыслей позволяет быстро находить решение задач.

Представьте, что думает человек в типичной ситуации многозадачности. Напишите на карточке все мысли, которые приходят в голову.

У людей могут быть такие мысли, как хочу в отпуск, замуж, в декрет, когда все это закончится и так далее.

Обратите внимание!

Мы крутим в голове те пластинки, которые негативно влияют на результаты.

Например, как будет проявлять себя человек, у которого постоянно крутиться пластинка «как меня все достало»? Сможет ли он сконцентрироваться на разработке решения и на факторы эффективности?

Конечно же, нет!

Я предлагаю посмотреть на любую ситуацию, которая вам сейчас кажется сложной. Выпишите себе 5 — 6 мыслей, которые приходят в голову по поводу этой ситуации.

Потратьте на это 5 минут. После того, как сделаете это, задайте себе честно вопрос.

А те мысли, которые я выписал, они помогают изменить ситуацию или только пожирают мою энергию?

Как правило, у многих найдется как минимум одна мысль, которая не помогает, а поглощает ресурсы.

Физиологические ограничения в режиме многозадачности

Кроме управления состоянием в режиме многозадачности, нужно понимать определенные физиологические ограничения. А также опираться на исследования ученых о работе человека в подобных условиях.

Ниже приведу несколько важных цифр. Они характеризуют деятельность работы человека в таком режиме.

25 минут

Первая цифра, это 25 минут. Столько требуется человеку чтобы полностью восстановить свое внимание на своей теме после того, как его прервали.

Например, вы писали отчет, или формировали идею и вас кто-то прервал. Это может быть звонок, сообщение в мессенджере или просто кто-то подошел.

Тогда ваш мозг полностью восстановит работоспособность на том уровне, на каком работал до помехи, только через 25 минут.

Цифра кажется пугающей и странной. Но она была получена в результате исследования программистов. На них вешали датчики, фиксирующие мозговую активность.

Что интересно, 25 минут это не максимальное, а среднее время.

Если нас прерывают часто (чаще, чем раз в 25 минут), то мы не сможем глубоко докопать свою тему. Мы не сможем закончить задумку потому что у нас постоянно не дорабатывается та мысль, о которой думаем.

40 %

Другая важная цифра, которая характеризует работу в условиях многозадачности, это 40 %.

В 40 % случаев человек после того, как прервался, начинает рассматривать тему, немного в другом ключе.

Нам полезно использовать эту цифру из соображений, что важно иногда переключать внимание. В противном случаем мы можем оказаться в тупике в отношении какой-то задачи.

И даже рекомендуется в середине рабочего дня специально делать несколько пауз. Это нужно чтобы переключать внимание и потом возвращаться к задаче уже с новыми силами.

Но эта цифра имеет еще и негативное последствие. Если часто прерывают, то мы не доводим до конца начатую мысль. В итоге, в современном обществе возникает синдром хронически незавершенных дел.

4 процесса

Еще одна важная цифра в том, что только 4 процесса может одновременно выполнять мозг человека. Эту цифру нельзя увеличить ни долгими тренировками, ни специальными упражнениями.

Есть физиологическое ограничение, которое заложено в организме человека. Конечно же, можно выйти за пределы этих ограничений. Но тогда вам нужно заниматься с мастерами и индийскими йогами, которые исследуют возможности человеческого организма.

Для среднестатистического человека, это средняя цифра четыре.

Например, у меня чешется левая пятка и под ухом разговаривает о чем-то соседка. Еще я переживаю о том, что имеется конфликт в семье. Это уже три процесса.

Соответственное, остается один процесс, который можно потратить на интеллектуальную деятельность для нужной задачи.

Объем нашего внимания подобен компьютеру. Если перегружена оперативная память, то на компьютере медленно выполняются все процессы и возникают сбои.

С человеком точно также!

Наша задача сводиться к тому, чтобы выгрузить свою оперативную память. Нужно чтобы в процессе работы у нас не было никаких лишних переживаний.

Чтобы нас не отвлекали. Чтобы мы смогли максимум своих ресурсов направить на ту задачу, которой занимаемся.

Именно поэтому так важно, чтобы сотрудники в организациях испытывали состояние счастья. Чтобы они не переживали и не тратили свои ресурсы на что-то другое. Потому что объем энергии будет расходоваться на негативные чувства и эмоции.

А человек, переживающий состояние счастья, это самый продуктивный сотрудник, обеспечивающий самые высокие результаты. Твитнуть

Если мы не можем осчастливить сотрудников, то нужно осчастливить хотя бы себя чтобы грамотно выполнять задачи.

Работа в режиме многозадачности

Как уже говорилось, работа в режиме многозадачности основана на быстром переключении с одной задачи на другую. Достигается она за счет уменьшения помех, которые создают бесполезные переключения.

Соответственно, чтобы таких переключений было меньше, нужно научиться управлять помехами. А для этого нужно понять, какие помехи есть в моей деятельности.

Определение помех

Например, я могу заметить, что Марья Ивановна звонит мне 3 раза в день.

Или я могу заметить, что ко мне обращаются коллеги по бесполезному вопросу, который к моей работе отношения не имеет. Причем по несколько раз в день.

Я могу увидеть определенную статистику, кто и по какому поводу меня отвлекает. Если ведем такую статистику, то сможем уже задним числом подумать, а что можно сделать чтобы эти помехи не возникали.

Изначально на анализ собственных помех в работе может уйти много времени. Но потом это окупается, как любая инвестиция.

Вот, что я предлагаю сделать.

Заведите таблицу. В ней нужно фиксировать все помехи и отвлечения.

На что вы отвлеклись. Кто вас отвлек и по какому поводу. Сколько времени заняла сама помеха. И сколько времени вы потом входили в то дело, которым занимались ранее.

Помеха	Время возникновения	Причина и источник	Затраты времени	Возможные меры профилактики

Если хотя бы 2 дня будете вести статистику, то с удивлением обнаружите, сколько оказывается времени съедают помехи в работе.

Анализ статистики

Далее приступаем к анализу. Он тоже помогает развить умение работать в режиме многозадачности. Подумайте, как можно было предупредить эту помеху.

Например, вы сами будете звонить Марье Ивановне каждое утро. Так у нее не будет искушения отвлекать вас, когда вы сосредоточены на чем-то важном.

А может быть вы договоритесь с ней о каких-то регулярных встречах. Если каждый день ей от вас что-то нужно, то выделите на это время. Например, 30 минут каждое утро.

Так поступают многие руководители чтобы обсудить какие-то ежедневные оперативные вопросы.

Есть много способов управлением помехами. К примеру, чтобы у персонала не спрашивали, где сидит бухгалтер, на пути в его кабинет вывесили специальные указатели.

Таким образом, прохожие не будут постоянно отвлекать персонал чтобы спросить, где кабинет бухгалтера.

Это такой способ предупредить появление помехи. Тоже самое можете сделать и вы.

Проанализируйте, какие помехи возникают в вашей работе. И попробуйте придумать способы, помогающие их предотвратить.

Концентрация внимания

Режим многозадачности в работе — это также развитие способности концентрировать внимание независимо от того, как часто переключаем внимание. То есть, быстро войти в курс дела и генерировать решение.

Как уже говорилось, мозг человека может одновременно удерживать 4 процесса.

Соответственно, если мы хотим повысить способность к концентрации внимания, то полезно высвобождать «оперативную память». Причем так, чтобы все 4 процесса были направлены на ту деятельность, которой занимаемся.

Отношение к задачам

Как мы относимся к трудностям. Какие инструменты используем для того, чтобы эти трудности преодолевать. Насколько устойчивы при столкновении с препятствиями в работе.

Все это тоже важно!

Ведь невозможно чтобы все было гладко. Мы постоянно сталкиваемся со сложностями или с ленью.

Но тем не менее, нужно из любого состояния приводить себя в работоспособное.

Рекомендую выписать список всех возможных способов, как можно привести себя в работоспособное состояние в течение 5 минут.

Это может быть что угодно. Предлагаю градацию трех видов:

1. Работа через тело — это наиболее эффективные способы что-то сделать на физическом уровне для концентрации внимания.
2. Когнитивные техники — это работа с мыслями. Сюда входят все процессы планирования и упорядочивания. Также имеются терапийные техники, уговаривание и аффирмация. А также все, что связано со словами, мыслями и так далее.
3. Работа с чувствами и эмоциями. Например, смотреть на фото любимого человека. Вспоминать об отпуске. Погладить кошку. Посмотреть на рыбок и так далее.

Выпишите те способы, которые пришли в голову. Вы все их знаете. Еще можете взять любую книгу по управлению стрессом. Как правило, эти способы там упоминаются.

Рекомендую сконцентрироваться на способах, которые можете использовать в своей работе. К примеру, массаж очень хорошо расслабляет. В дальнейшем он помогает входить в процесс выполнения задач.

Но вы не можете делать массаж в течение рабочего дня. Поэтому возьмите то, что можно применять. Создайте себе список (шпаргалку).

Ведь в тяжелом состоянии (например, лень) вы можете не вспомнить, что нужно выходить из этого состояния и что-то делать для повышения работоспособности.

А если будет шпаргалка с собственными рекомендациями, то вы даже в состоянии раздражения можете вспомнить об этих способах и потом их использовать.

Контакт с целями и ценностями

Давайте рассмотрим один способ приведения себя в работоспособное состояние. Он помогает сконцентрировать внимание, расставлять приоритеты и чувствовать себя человеком.

Такая штука очень хорошо помогает работать в режиме многозадачности!

Вы будете оставаться центрированным независимо от того, что происходит вокруг. Даже если весь мир рушиться, мы сможем эффективно выполнять задачи и предпринимать действия чтобы управлять ситуацией.

Способ этот из области стратегического мышления. Он касается контакта со своими целями и ценностями.

Виденье цели

Признайтесь честно. Когда вы в течении сегодняшнего дня вспоминали о том, что для вас ценно в жизни и чего хотите достичь?

Например, вас интересует карьерный рост. Это одна из ваших стратегических целей на долгосрочную перспективу.

Что вы сделали в течение последних двух часов чтобы помочь себе в продвижении по карьерной лестнице? Хоть что-нибудь! Может что-то маленькое!

Например, установили контакт с полезным человеком. Или узнали о каких-то карьерных возможностях.

Мы часто удивляемся и жалуемся почему не достигаем стратегических целей. Ответ очень прост!

Мы просто о них не помним в каждый конкретный момент времени. Тут уже не говорю о ценностях. Это более сложная тема.

Люди очень часто под стратегическим мышлением понимают определение этих самых целей. А потом забывают, что нужно держать их в фокусе внимания. Причем постоянно корректировать свои действия в соответствии с этим указателем.

Поэтому рекомендую сосредоточится на тех целях, которые для вас сейчас действительно, важны. А также просматривать все ситуации и удерживать фокус внимания на своих целях.

Вот эта простая рекомендация заменяет все остальные техники и методики. Достаточно только удерживать фокус внимания на то, что для вас важно.

Как еще удерживать фокус внимания на своих ценностях?

Удержание цели

Если понимаем, что для нас в жизни является ценным, то это должно быть не дискретным. Эта ценность должна быть вложена в каждое действие, которое мы совершаем.

Даже в каждый наш вдох и выдох. В каждое мгновение.

Например, если для вас важно творчество, то творчески вы подойдете даже к самой рутинной задаче.

Либо если для вас важна любовь в жизни, то с любовью вы будете смотреть на негативного человека. С любовью вы зайдете на совещание и от всего сердца будете взаимодействовать с коллегами.

Просто представьте две разные ситуации.

При контакте очень хорошо видно людей, для которых что-то ценно и важно. Они центрированы, уверенны, спокойны и харизматичны. С такими людьми хочется находиться рядом.

А есть люди, как планктон. Куда волна понесет, туда и плывут.

Вот с ними сложно. От них хочется отодвинуться. Ведь у нас своих проблем достаточно. А подключаться еще к чужим никому не хочется.

Просто попробуйте найти, что для вас действительно, ценно и важно в жизни. Что является для вас базовыми и главными смыслами. И вложите все это в свою профессиональную деятельность.

И если забываете в течение рабочего дня, что для вас важно, то смысл такого дня теряется. Вы теряете свою энергию и становитесь не слишком живым. А точнее, не очень эффективным сотрудником и руководителем.

В итоге, что рекомендую делать в отношении со стратегическим мышлением и видением. А также в способности удерживаться в ценностях и в контакте со своими целями.

Во-первых, сформулируйте для себя цели и ценности.

Во-вторых, обеспечьте себя простыми напоминаниями о том, что для вас является ценным и важным.

Например, приходите вы на совещание.

Открываете ежедневник, а у вас там написано «любовь». Вы вспомнили. Погрузились в то, что для вас ценно и важно. Еще вспомнили, что для вас важен и карьерный рост.

И исходя из этого уже предпринимаете действия и решения. Результаты вас удивят если попробуете это сделать тотально и честно.

Больше вам никакие рекомендации по тайм менеджменту, управлению стрессом и стратегическому мышлению не понадобится.

Только одна простая вещь! Это контакт с целями и ценностями.

Управление задачами и самим собой

Многие знают о тайм менеджменте и его инструментах. Давайте посмотрим отдельно на то, как управлять своими задачами. А также на то, как управлять собой в процессе управления задачами.

Тайм менеджмент — это просто составление расписания по управлению задачами.

В нашем же случае мы больше должны концентрировать внимание на том, как управлять собой и обеспечивать личную эффективность. То есть фокус внимания с задачами мы переносим на себя.

И если до этого мы говорили в основном, про себя, то пару слов поговорим о моментах. Они связанны с организационными моментами, которые обычно рассматриваются в теме тайм менеджмента.

Тайм менеджмент начинается с того, что есть цели. И мы их как-то кристаллизуем, формулируем и потом декомпозируем чтобы появились планы. И вот здесь очень важный вопрос.

Откуда берутся цели?

Мы думаем и воспринимаем мир через образы. Поэтому часто бывает, что для себя сформулировали какую-то цель или ее нам спустили сверху. Она нас не зажигает. Мы ее объемно не чувствуем.

Поэтому у нас глаза «не горят». Мы срываем сроки и затрачиваем больше ресурсов. И результат, который предоставляем, не соответствует тому, который должен быть.

Поэтому, что очень важно перед тем, как мы для себя ставим цели?

Образ виденья результата

Работа в многозадачности также подразумевает образ видения будущего результата. Для этого полезно развивать свою способность к виденью.

Видение — это картинки, образы, связанные с нашими чувствами и эмоциями по поводу какой-то ситуации.

Если чувственная эмоциональная сфера не задействована, то вероятность того, что мы будем заряжены к достижению этой цели, будет минимальной.

А что можно сделать в отношении личной жизни прежде чем ставить цели?

Нужно написать сочинение.

Оно будет начинаться с таких слов, что проснулся там-то во столько-то в таком-то настроении. Также должно быть описание, что происходит в течении типичного рабочего дня.

И заканчивается это сочинение со словами, уснул во столько-то и в таком-то настроении.

То есть тут мы описываем свой идеальный образ жизни. Потому что именно с точки зрения процесса можно судить о том, как я вообще, живу.

Можно описать не только день, но неделю или месяц. Но в любом случае должен быть некий распорядок со всеми мелочами.

Итак, мы сначала формируем картинку образа будущего результата и только потом переходим к целям. Тоже самое касается и корпоративных бизнес целей.

К примеру, мы описываем, как в идеале должна выглядеть деятельность нашего подразделения. И описываем это ярко, сочно и во всех деталях.

Как мы утром встречаемся. Какие задачи решаем. Как мы их решаем и взаимодействуем друг с другом и так далее.

То есть мы формируем картину будущего не только с точки зрения функций и KPI. Но и в целом жизненную человеческую составляющую деятельности.

Целеполагание

Когда такие образы будут сформированы, картинки станут едиными для всех участников процесса, можно переходить на целеполагание.

И тут тоже есть важный момент!

Все мы, наверное, знаем методику SMART для правильной формулировки целей.

Но можно еще использовать четыре простых русских критерия.

Первое, цель должна откликаться сердцем.

Она должна быть яркой, выпуклой и объемной для нас. Это обеспечивается за счет образного мышления, восприятия виденья будущего, в котором мы хотим оказаться.

Цель должна быть измеримой. То есть должны быть четкие критерии измерения. Например, я поставил себе цель изучить английский язык в течение года.

Но что это значит?

Это значит, что я смогу читать Шекспира без перевода. Либо я смогу проводить совещание со своими коллегами на этом языке.

В общем, в зависимости от того, что для меня является критерием того, что я выучил английский язык, у меня появится совершенно разный план действий.

Например, в случае с Шекспиром мне необходимо помимо основного языка еще изучить старо английские слова. А также купить саму книгу на английском языке.

Но если я собираюсь сдавать тест TOEFL, то мне нужно ознакомится с тестом. Возможно, нанять репетитора или сходить на курсы.

То есть с точки зрения содержания, у нас будут совершенно разные действия. Причем в отношении, казалось бы, одной и той же цели, которую мы ставили для изучения английского языка.

Точно также и в бизнесе.

Понятие о достижении цели

Если четко понимаем критерии, то как поймем, что цель достигнута. Что проблема решена.

Вот у нас уже есть два критерия.

Первый, это образность мышления, яркость, выпуклость и отклик сердцем. Второе, это наличие критериальной базы. А третье, это конкретная дата.

Частая ошибка в психологии многозадачности, это когда цели формулируются за расплывчатой датой. Например, через 5 лет. Или изучение английского в течение года.

Это не подходит!

Вместо «течение года» должна звучать конкретная дата. Например, к 1 сентября 2025 года я смогу читать и понимать Шекспира без перевода.

Еще есть четвертый критерий, который тоже важен для целеполагания. Это интеграция одной конкретной цели с другими задачами, которые также стоят перед нами.

Например, насколько наша личная цель связывается (состыковывается) с профессиональными задачами. Или насколько задача подразделения связана с целью бизнеса в целом.

У нас не должно быть противоречий на уровне целей. И если оно вдруг возникнет, то будет внутренний конфликт.

А он нам совсем не нужен! Потому что он пожирает нашу энергию, которая нужна для решения поставленных задач.

Именно поэтому нужно предупреждать появление внутренних конфликтов. И разруливать, интегрировать цели между собой так, чтобы в идеале было единое дерево целей.

Нужно чтобы мы понимали, как одна цель усиливает другую.

Например, девушка мечтает играть на фортепиано. Она поставила себе цель изучит это искусство. Ее бизнес цель, это продажа определенного количества чайников.

У нее может возникнуть внутренний конфликт.

С одной стороны, она хочет играть на фортепиано. С другой, выгодно продавать чайники.

Пока она этот внутренний конфликт на уровне целеполагания и планирования не решит, у нее постоянно будет недоставать энергии. Она не сможет ни фортепианном нормально заниматься, ни чайники продавать.

Поэтому что она может сделать?

Она может ответить на вопрос.

Как достижение целей, связанной с чайниками, помогает ей в развитии способностей играть на фортепиано.

Ну, как минимум, у нее будут деньги для того, чтобы оплачивать обучение на игре.

Или к примеру, можно посмотреть на обратную сторону. Как развиваясь в игре на фортепиано, она помогает себе продавать эффективно чайники. Этому в ответ может быть более гармоничное состояние.

Но согласитесь, чайники купят у того человека, который находится в воодушевленном и наполненном состоянии, нежели у того, кто в стрессе.

Поэтому для нее фортепиано может быть инструментом и способом собственной гармонизации. А также снижения стресса, повышения уровня творческой энергии, магнетизма и харизмы.

Когда появилось видение и четкие цели, которые оцифрованы (то есть имеем систему критериев), то делаем декомпозицию. И здесь как раз встречается новый сбой.

Декомпозиция цели

Есть задачи декомпозировать какую-то цель на более мелкие цели. Вот типичные ошибки.

Первое, это когда мы одну задачу декомпозируем на одну. Это глупо и никому не нужно. Либо просто делают пояснения к той задаче, которой уже определили.

Также внутри одной композиции вкладывают только часть задачи. При этом вторая часть находится совершенно в другом месте.

Еще распространенная ошибка в том, что не обеспечивается та самая полнота. К примеру, я задаю вопрос к своему списку мероприятий, которые появились в декомпозиции цели.

Этого достаточно чтобы цель была реализована? Вот тех действий и подзадач, которые мы определили, их достаточно или еще что-то нужно добавить?

И как правило, оказывается, что да. Действительно, нужно многое добавить.

При проверке плана вы скажите, что да, это же очевидные вещи. Это и так имеется ввиду.

Но по факту в плане мы не учитываем ресурсы из-за этой очевидности. Не учитываем важные информационные моменты. Кого нужно проинформировать, когда и так далее.

Поэтому если мы говорим о качественном планировании, то вот эта очевидность просто не допустима. Так что обращайте внимание на качество своих планов с точки зрения полноты и декомпозиции.

Вывод

Теперь вы знаете, что значит многозадачность в работе человека. Мы разобрали, как чувствует себя человек в таких условиях. Какие мысли приходят ему в голову. И как чувства и мысли влияют на эффективность, способность принимать решения и управлять ситуацией.

Мы поговорили о том, что важно управлять помехами в своей работе. Потому что ключевая задача в режиме многозадачности сводится к сокращению количества переключений внимания.

Также немного поговорили о том, как можно подходить к планированию. Обязательно заведите таблицу и ведите статистику помех.

Поставьте напоминание, которое включало бы осознанность, какие чувства и мысли у вас внутри. И насколько они помогают вам принимать эффективные решения и влиять на изменение ситуации.

Также обращайте внимание, насколько вы конструктивно настроены на выполнение задач. Это связано с тем, какие мысли приходят в голову.

Если в первом случае рекомендовалось их замечать. Тогда во втором случае рекомендуется перестраиваться на новые рельсы.

А как можно было бы воспринимать эту ситуацию более конструктивно. Каковы мои рычаги влияния в этой ситуации.

К примеру, вы можете заметить, что постоянно раздражаетесь в каких-то ситуациях. Подумайте, как сделать так, чтобы вы не раздражались. Либо как сделать так, чтобы эти ситуации просто не возникали.

Вот, что значит работать в режиме многозадачности!

Если эти рекомендации соблюдать на практике, то уровень вашей удовлетворенности и работоспособности значительно вырастет.

Мне нравитсяНе нравится

Почему многозадачность — главный враг успеха на работе

Выполняя рабочую задачу вы постоянно отвлекаетесь на электронную почту, рабочие чаты и социальные сети, параллельно пытаясь сделать мелкие поручения. Уже к середине рабочего дня ваша продуктивность иссякла, а поставленная задача осталась невыполненной даже на 50% – знакомая ситуация? Американский нейропсихиатр Тео Компернолле уверен, сохранить высокую интеллектуальную продуктивность в режиме многозадачности невозможно. Мы заняты, но мы не продуктивны. Такой режим вынуждает нас попусту тратить свои силы, время, продуктивность и приводит к стрессу. Но именно так привыкли работать большинство офисных сотрудников. В своей книге «Освободи мозг: Что делать, когда слишком много дел», которая выходит в мае в издательстве «Альпина», эксперт рассказывает как использовать информационно-коммуникационные технологии в работе, чтобы наш мозг не уставал и сохранял высокую продуктивность. Его выводы основаны на результатах более 600 современных исследований. О том, как работает наш мозг и почему многозадачность — главный враг интеллектуальной продуктивности — читайте в отрывке, который мы публикуем.   

Три мозга в одной черепной коробке определяют ваши мысли и действия

Головной мозг имеет три различные когнитивные системы, которые определяют наши мысли, решения и действия.

1. Рефлексирующий, или мыслящий, мозг. Этот мозг самый молодой в эволюционном отношении. Из всех живых существ только люди способны думать об абстрактных вещах, которые не воспринимаются органами чувств. Он отвечает за речь, язык, которая делает возможной передачу постоянно накапливающихся знаний между людьми и между поколениями. Только люди способны размышлять о прошлом и, опираясь на прошлый опыт, принимать решения в настоящем и строить планы на будущее. Мы способны мыслить в режиме «что, если?..», делать прогнозы, обдумывать решения с разных сторон, откладывать их принятие, изобретать что-то совершенно новое и придумывать целые миры, существующие только в нашем воображении.

Ваш мыслящий мозг способен концентрироваться всего на одном деле зараз.                        

2. Рефлекторный мозг. Старейший из всех трех систем. Даже у самых примитивных животных есть рефлексы. Этот мозг анализирует лишь информацию, поступающую от всех наших органов чувств в текущий момент, поэтому для него существует только здесь и сейчас. Для него нет прошлого и нет будущего. То, что не воспринимается нашими органами чувств, для рефлекторного мозга не существует.

3. Архивирующий мозг. Этот мозг сортирует, упорядочивает и сохраняет мириады байт информации, которая поступает из внешнего мира и генерируется самим мозгом. Одна важная особенность: он конкурирует за «вычислительную мощность» с мыслящим мозгом, поэтому может работать только тогда, когда мыслящий мозг отдыхает, особенно во время сна.

Наш мыслящий мозг — уникальный, медленный и сложный

Когда наши далекие предки научились прерывать вызываемые стимулами рефлекторные реакции, чтобы остановиться и подумать, это стало настоящей революцией в эволюции человеческого рода. Самое важное и уникальное качество мыслящего мозга — возможность думать о вещах, которые в реальности не существуют или недоступны для восприятия нашими органами чувств. Мы способны фантазировать, придумывать и изобретать. Это абстрактное мышление лежит в основе речи и нашей способности размышлять в таких сложных и абстрактных областях, как наука и религия. Благодаря языку мы можем учиться друг у друга и постоянно расширять знания посредством общения, чтения и письма. Мыслящий мозг также отвечает за сознательное размышление, логику, аналитическое и синтетическое суждение, творческое мышление, решение проблем, обдумывание прошлого и прогнозирование будущего, а еще — за глубокие философские рассуждения.

Мыслящий мозг медлителен, нуждается в сосредоточенности и устойчивом внимании, поэтому потребляет много энергии и легко устает. Важно отметить, особенно с учетом темы этой книги, что мыслящий мозг в состоянии обдумывать всего одну мысль зараз. Он может планировать будущее, ставить долгосрочные цели и действовать на опережение. На такое неспособно ни одно животное. По этой причине мыслящий мозг иногда называют «целеориентированным» в противоположность «стимулозависимому» рефлекторному мозгу.

Одно из уникальных качеств человека в том, что наш рефлексирующий мозг способен брать верх над рефлекторным. Поэтому его также называют контролирующим или доминирующим мозгом.         

Ваш успех зависит от вашей способности думать           

Чтобы принимать максимально выверенные решения и действовать проактивно в сложных, непредсказуемых и быстро меняющихся условиях современного мира, мы не должны доверяться воле нашего молниеносного, но поверхностного и не склонного к размышлениям примитивного рефлекторного мозга. Да, этот мозг хорошо служил нашим далеким предкам, которые ежедневно вели борьбу за выживание в опасной среде. Они не могли позволить себе роскошь размышлять и обдумывать многочисленные варианты действий и их возможные последствия.

Но, чтобы добиться успеха в джунглях XXI века, мы, наоборот, должны как можно меньше подчиняться своему рефлекторному мозгу и думать, думать, думать! Мы должны уделять время сосредоточенному размышлению и обсуждать важные вопросы с другими людьми. И при этом необходимо делать регулярные перерывы, чтобы дать архивирующему мозгу возможность упорядочить и сохранить полученную информацию.

Электронные системы хранят только данные и иногда — информацию, если данные упорядочены неким значащим образом. Единственное место, где находятся знания, понимание и идеи, — это человеческий мозг. Только через осмысление и размышление мы можем превратить информацию в знания и мудрость — и воспользоваться фантастическими возможностями синергии между мозгом и ИКТ.

Чтобы быть успешными, мы должны учиться на протяжении всей жизни. Обучение — результат целенаправленного осмысления информации, сосредоточенного размышления, исследования, вдумчивого чтения, обсуждения с другими людьми. Это применение метода проб и ошибок — разумеется, если мы находим время провести разбор наших провалов и успехов, проанализировать их и сделать выводы.

Многозадачность — главный враг интеллектуальной продуктивности

Существует два вида многозадачности. Во-первых, параллельная многозадачность, когда человек пытается делать два дела одновременно: например, участвовать в конференц-звонке и работать с электронной почтой. Во-вторых, «последовательная много- задачность», когда человек переключается между различными задачами, выполняя их по частям: например, отвлекается от составления служебной записки, чтобы ответить на несколько электронных писем и голосовых сообщений, после чего возвращается к работе над запиской.

Однако мыслящий мозг не делает различий между этими видами многозадачности, поскольку в обоих случаях он вынужден постоянно прерываться и менять вид деятельности — переключаться между задачами. Чуть позже я расскажу об особом виде параллельной многозадачности, когда рефлекторный мозг выполняет простые, привычные действия в автоматическом режиме, в то время как мыслящий мозг сосредоточивает сознательное внимание на задаче основной, нерутинной.

Концепция многозадачности пришла к нам из мира компьютеров. Она означает, что процессор (так называемый процессор последовательной обработки данных, используемый в большинстве современных компьютеров) — который, как и наш мыслящий мозг, способен выполнять всего одну задачу зараз — может так быстро переключаться между несколькими задачами, что кажется, будто он выполняет их все одновременно. Чтобы переключиться между задачами, процессор помещает информацию во временную память, которая подобна грифельной доске и имеет ограниченные ресурсы — когда она заполняется, приходится стирать с доски старую информацию, чтобы освободить место для новой. Запомните эту метафору — она хорошо иллюстрирует, что происходит в мозге, когда мы работаем в многозадачном режиме.

Вы считаете многозадачность эффективной и безопасной?

Ответьте честно: хотели бы вы, чтобы вас оперировал хирург, который бегает между несколькими операционными столами, а в промежутке еще проверяет свою электронную почту? Или чтобы автомеханик, ремонтируя тормоза на вашем автомобиле, параллельно занимался бы еще несколькими машинами?

Представьте себе такую картину: вы ремонтируете дом, красите стены и тут в голове возникает мысль: «Чтобы прикрепить карнизы, мне понадобятся большие шурупы». Вы немедленно бросаете красить, бежите в магазин, покупаете шурупы, возвращаетесь домой, открываете банку с краской, берете кисть и продолжаете красить.

Через пять минут — другая мысль: «У меня почти кончилось пиво!» Вы снова прекращаете красить, закрываете банку, промываете кисть, едете в супермаркет, покупаете пиво… Затем снова приступаете к покраске стен, но каждые несколько минут отвлекаетесь на то, чтобы поесть, поболтать по телефону, полить цветы и сделать множество других дел.

Как вы думаете, сколько времени займет ремонт дома? Такая многозадачность в высшей степени неэффективна, непродуктивна и неразумна. А иногда и опасна. Но именно так работает большинство тружеников умственного труда! Вероятно, они просто не знают, что их мыслящий мозг неспособен работать в многозадачном режиме. А если заставлять его это делать, то это приводит к колоссальной потере времени, существенно снижает скорость, точность, запоминание, креативность, эффективность и интеллектуальную продуктивность и при этом усиливает стресс.

Переключение между задачами или Последовательная многозадачность

Позвольте мне объяснить, почему любая многозадачность настолько неэффективна. Предположим, вы сосредоточиваетесь на сложной задаче. Эта задача — и ее информационный контекст — занимает всю рабочую память вашего мозга. Вдруг вы слышите звуковое уведомление о входящем сообщении. «Наверняка это какой-нибудь простой вопрос, который я решу за пару минут», — думаете вы и открываете электронную почту.

Но для вашего мозга не все так просто! Ему нужно переместить весь массивный информационный контекст из рабочей памяти в промежуточную (чтобы не произошло путаницы между двумя задачами), извлечь из вашей долгосрочной памяти информацию, необходимую для ответа на электронное письмо, поместить ее в рабочую память и сосредоточиться на составлении письма. Чтобы вернуться к первоначальной задаче, мозгу нужно проделать ту же последовательность операций в обратном порядке.

Однако дело обычно не ограничивается одним электронным письмом. В среднем офисный сотрудник читает и отвечает на 11 писем, прежде чем вернуться к первоначальной задаче. И в каждом случае его мозг повторяет описанный выше процесс с перемещением информации, затрачивая на это колоссальное количество времени и сил. Что еще хуже, ваша временная память имеет ограниченные размеры и работает по принципу «первым вошел, первым вышел». В результате важная информация, связанная с первоначальной сложной задачей, постепенно вытесняется из памяти, особенно если вы настолько заняты другими делами, что вашему архивирующему мозгу не хватает мыслительных ресурсов, чтобы сохранить ее в долгосрочной памяти. Можете себе представить, сколько информации теряется при таких переключениях и какую перегрузку при этом испытывает мозг!

И это еще не все: чем более различны информационные контексты, между которыми вы переключаетесь, тем больше потери.            

Попытка делать два дела одновременно, или параллельная многозадачность

Пытаясь делать два дела одновременно, например участвовать в конференц-звонке и работать с электронной почтой, вы постоянно переключаетесь между задачами с разными информационными контекстами. В результате вы больше устаете и испытываете больше стресса, теряете информацию и совершаете больше глупых ошибок.

И это еще не все. Большинство людей считают, что могут уделять «частичное внимание» нескольким делам сразу. Но, поскольку наш мыслящий мозг способен концентрироваться только на одной задаче зараз, наше внимание становится раздробленным, а не частичным! Пока вы читаете или пишете электронное письмо, вы не слышите, что говорится в телефонной конференции. Людей с раздробленным вниманием определить очень легко. Обычно они повторяют уже заданные вопросы или говорят то, что было сказано всего минуту назад. Считать, что вы можете уделять полноценное внимание обсуждению рабочих вопросов И одновременно работе с электронной почтой, — это иллюзия, которая подрывает не только вашу интеллектуальную продуктивность, но и продуктивность других людей, участвующих в конференц-звонке.

Но ситуация еще хуже. Наш мозг не любит внезапных пробелов в потоке информации, поэтому пытается заполнить их догадками. В результате у вас создается впечатление, что вы ничего не пропустили. Если вы хорошо знаете вопросы, обсуждаемые в конференцзвонке, и точки зрения других участников, мозг иногда может делать правильные догадки, укрепляя вашу иллюзию, будто вы можете уделять «частичное внимание» двум делам одновременно, подобно Юлию Цезарю. Но гораздо чаще, чем вы думаете, ваш мозг ошибается. Вы «слышите» то, чего никто не говорил, и, наоборот, упускаете важную информацию.

Решение проблемы: радикально и безжалостно искоренять многозадачность

Наш мыслящий мозг обладает фантастическими возможностями, но есть кое-что, чего он делать не может: работать в многозадачном режиме. Еще раз повторю: наш мыслящий мозг способен сосредоточиваться только на одном деле зараз. Выполнение двух когнитивных задач одновременно — невозможно. Если вы пытаетесь это делать, ваш мозг имитирует многозадачность, постоянно и быстро переключаясь между задачами. Но за такое жонглирование вы расплачиваетесь потерей времени, сил, интел- лектуальной продуктивности, креативности, а также повышенным стрессом: вы заняты, но непродуктивны.

Трудно переоценить преимущества, которые дают профессионалам современные ИКТ (информационно-коммуникационные технологии) с их возможностью «быть на связи» и онлайн всегда и везде — при условии грамотного использования. Однако состояние, когда вы постоянно на связи с миром, катастрофично для качества и продуктивности умственного труда. Основная причина в том, что постоянная подключенность ведет к хронической многозадачности.

Когда вы перестаете уважать потребности своего рационального мыслящего мозга, ваш примитивный рефлекторный мозг начинает брать над ним верх: он заставляет вас сосредоточивать внимание на том, что важно для него, и зачастую определяет ваши решения и действия.

Решение проблемы простое, но зачастую трудновыполнимое: радикально и безжалостно искоренять многозадачность. Это требует немалой дисциплины и силы воли, а также творческого подхода. Но, когда вы начнете делать это систематически, вознаграждение будет поистине огромным. Итак, чтобы добиться максимальной интеллектуальной продуктивности от своего мыслящего мозга, сведите к минимуму число переключений между задачами, регулярно выделяя себе «периоды офлайн» и избегая работы в офисах открытого типа.

Как научиться умению работать в режиме многозадачности » Способности и навыки

Исследования нейробиологов показывают: мозг просто не способен фокусироваться на нескольких вещах сразу. Но реальность диктует свои правила, и почти все мы вынуждены работать в режиме многозадачности. Мы решили разобраться, как не вступать в конфликт со своим мозгом и при этом успевать все. Оказывается, это не так сложно.

Содержание

I. Многозадачность — не вариант
II. Творческие методы борьбы с отвлечениями
III. Просто отключите телефон
IV. Группируйте однотипные задачи
V. Автоматизируйте выполнение задач
VI. Поработали — восстановились 
VII. Время любит учёт

Многозадачность – не вариант

Да, может казаться, что вы делаете много дел одновременно: отвечаете на звонок, параллельно выставляете счёт клиенту, ещё и кому-то в мессенджере пишете… Но на самом деле вы не выполняете много задач одномоментно, вы быстро переключаетесь между ними. Вместо того чтобы закончить одно дело и начать другое, вы прыгаете между процессами, по ходу растрачивая силы: вы теряете время на попытках вновь и вновь сосредоточиться на незаконченной задаче, у вас возникает нервное напряжение и даже…. падает IQ!

Поэтому вместо того чтобы привить вам умение работать в условиях многозадачности, мы предлагаем превратить вашу многозадачность в комфортную и простую последовательность дел. Больше никаких стрессов: вы будете работать в спокойном режиме, а успеете больше. Несколько ценных советов на этот счет мы нашли в книгах «Миф о многозадачности» Дейва Креншоу и «Однозадачность» Деворы Зак.

Творческие методы борьбы с отвлечениями

Иногда нужно применить смекалку и творческий подход, чтобы избавить себя от лишних переключений на сторонние задачи. Вот несколько приёмов, которые вам помогут. Обращаем внимание: это не навыки многозадачности, а наоборот — методы  избавления от нее:

●   Повесьте на дверь офиса табличку «Я занят(а)».
●   Установите программы, блокирующие социальные сети в
      определённые часы.
●   Применяйте техники управления временем вроде Pomodoro.
●   Не переносите на потом дела, которые занимают не более 5 минут.
●   Отключайте Wi-Fi и передачу данных у сотового телефона.

Назад к содержанию 

Просто отключите телефон

По статистике ресурса TechTalk, лишь 12% людей ожидают быстрого ответа на свое рабочее письмо — в течение 15 минут. Так что не спешите, отвечайте в удобное для вас время и ограничивайте контакты с сотрудниками:

• Если вы начальник, установите для сотрудников часы посещения, чтобы они не стучались в вашу дверь каждую минуту.
• Если вы менеджер, выключайте свой основной телефон, чтобы вам не звонили, когда вы работаете. Для экстренных ситуаций заведите второй телефон или отдельную сим-карту.
• В качестве основного средства коммуникации выберите электронную почту.

Группируйте однотипные задачи

Конвейерное производство применяется повсеместно не просто так: ведь выполнять одну операцию куда проще, чем переключаться между несколькими. Для тех, кого интересует способность работать в режиме многозадачности, есть простой совет: объедините однотипные мелкие задачи в одну большую и сделайте ее в один присест. Например, можно каждый день посвящать по полчаса работе в соцсетях, а можно в понедельник и за час подготовить все посты на неделю: вы ставите их на таймер и они выкладываются без вашего участия. Таким образом можно группировать почти любые дела.

Дарья Круглова, контент-маркетолог SalesapCRM:
— Когда мы создавали новый сайт компании, плотно работали с командой дизайнеров. Они каждый день по 5 раз слали мне варианты дизайна, а я каждый день отписывала им новые ТЗ и правки. Все остальные рабочие процессы практически встали, я занималась ими по остаточному принципу, постоянно переключаясь на дизайн. В итоге я придумала, как с этим бороться: я попросила дизайнеров присылать мне готовые работы один раз в неделю большой пачкой, и в этот же день отправляла им правки и давала новые ТЗ. В итоге на дизайн у меня уходил ровно 1 день в неделю, я целиком посвящала его только одному процессу, а остальные 4 дня в неделю спокойно занималась основными рабочими обязанностями.

Назад к содержанию

Автоматизируйте выполнение задач

Некоторые задачи можно и нужно делегировать специальным сервисам. Скажем, если вы ежедневно составляете договоры, то стоит задуматься о том, как оптимизировать этот процесс. Например, CRM-системы автоматически формируют документы по шаблону, подставляя туда данные о клиентах.

Это лишь малая доля того, на что способны CRM-системы. А что еще?

● Отправлять SMS-сообщения клиентам о статусе заказа или о времени визита,
● Давать менеджерам поручения на каждом этапе продаж,
● Захватывать заявки с сайта и сохранять в системе данные о клиенте и его запросе,
● Моментально рассчитывать стоимость услуги по формулам,
● Отслеживать сроки оплаты и напоминать о продлении договоров,
● Автоматически составлять отчеты по продажам в режиме онлайн.

Все это и даже больше может облачная программа SalesapCRM. Посмотрите, как легко в ней можно автоматизировать любые процессы — без помощи программиста, без специальных знаний, без сложных блок-схем.

Например, вы хотите, чтобы ваши клиенты получали sms о статусе заказа — просто установите несколько условий в настройках SalesapCRM. Как только сделка перешла на этап доставки, клиент получает сообщение определенного содержания:

Хотите прокачать отдел продаж?

Внедрите CRM-систему S2!

Менеджеры будут в 6 раз быстрее составлять документы, начнут экономить до 30% времени и продавать на 50% больше!

Назад к содержанию

Поработали — восстановились

Умение работать многозадачно зависит еще и от того, умеете ли вы отдыхать. Делайте регулярные перерывы. Не работайте залпом — периодически нужно просто отдыхать и не думать о работе. Журнал Time со ссылкой на научные исследования советует без отвлечений работать 52 минуты, после чего отдыхать 17 минут. Разумеется, не нужно стараться делать всё минута в минуту — просто помните соотношение «почти час — четверть часа».

Время любит учёт

Чтобы качественно распределять время, нужно понимать, на что вы его тратите. Специалисты советуют записывать в течение дня все задачи, которые вы делаете, и указывать, сколько на них ушло времени. Можно использовать для этого специальные компьютерные программы или мобильные приложения.

Учёт времени на примере приложения SaveMyTime. Кажется, кому-то надо поменьше «залипать» в телефоне. Источник: Google Play

Руководителю недостаточно самому прекратить работать в условиях многозадачности — надо помочь сделать это своим сотрудникам. Когда освоите эту науку, перестройте процессы подчиненных, донесите до них результаты своего опыта, расскажите, как сильно это помогло вам. Тогда вся команда станет эффективнее. И мы надеемся, что вместе с помощниками — сервисами для учета времени и CRM-программами вам удастся успевать больше.

Назад к содержанию

Помогаем эффективнее управлять бизнесом

В S2 есть:

• checkзахват заявок с сайта, почты и соцсетей;
• checkавтоматизация процессов и аналитика;
• checkкалендарь для записи клиентов;
• checkкалькулятор стоимости услуг;
• checkшаблоны документов и писем;
• checkIP-телефония, e-mail- и sms-рассылки,
• checkбесплатный тестовый период 7 дней.

Автор: Сергей Август

577

Как справляться с лавиной срочных дел: тренируем многозадачность

Требование об умении работать в режиме многозадачности встречается в вакансиях все чаще. О чем это говорит — работодатели ищут одного человека на функции для троих? Может быть, иногда так и есть. Но в большинстве случаев дело не в этом.

Среди всех вакансий, размещенных на hh.ru с начала 2019 года, слово «многозадачность» чаще встречается в следующих профобластях:

• топ-менеджмент;
• управление персоналом;
• юриспруденция;
• закупки;
• маркетинг;
• административный персонал (это в основном секретари, офис-менеджеры, администраторы).

Функционал соответствующих профессий сам по себе предполагает интенсивную работу одновременно над несколькими задачами в условиях жестких дедлайнов. Значит, дело не только в желании работодателей оптимизировать расходы способом «один за троих».

Многозадачность — наша реальность. Темп жизни растет, поток информации, которая нас ежедневно окружает, сейчас тоже такой, какой прежним поколениям и не снился. Кем бы вы ни работали, нужно уметь быстро переключаться с одного занятия на другое, ни о чем не забывая.

Но возможности человеческого мозга небезграничны. Если одномоментно заниматься несколькими делами, то по-настоящему сосредоточиться не удастся ни на одном из них. Как же быть?

Есть два способа разгрести гору одинаково срочных дел. Первый — заняться всеми делами параллельно, второй — выбрать, с чего начать, и выполнять эти дела последовательно, одно за другим.

Одновременное выполнение дел. Счастливцев с врожденными способностями заниматься несколькими делами параллельно без ущерба каждому из них — 1–2%. В качестве классического примера все любят вспоминать Юлия Цезаря. Древнеримский историк Плиний Старший писал о нем: «Сообщают, что он умел писать или читать и одновременно — диктовать и слушать. Он мог диктовать своим секретарям по четыре письма одновременно, причем по самым важным вопросам; а если не был занят ничем другим, то и по семь писем».

Что же делать остальным 98–99% «простых смертных», которым это не дано? Можно ли натренировать в себе такую же фантастическую способность, как у Цезаря?

Можно. Американские психологи экспериментально доказали это еще в 1970-х годах. Они тренировали испытуемых одновременно читать текст и записывать слова под диктовку. Цель — добиться того, чтобы участники эксперимента делали и то, и другое не автоматически, а вникали бы как в смысл текстов (их просили потом ответить на вопросы по нему), так и в смысл записанных слов. Для этого требовались одновременно как высочайшая концентрация внимания, так и способность быстро его переключать с одного на другое.

Поначалу у испытуемых возникали проблемы либо с пониманием текста, либо с пониманием записанных слов, но через четыре месяца тренировок нужный эффект был достигнут.

Последовательное выполнение дел. Для большинства, конечно, гораздо более простым кажется вариант выполнения задач одной за другой. Но, если это так просто, почему мы постоянно что-то не успеваем?

Потому что для эффективного последовательного выполнения дел тоже нужно уметь фокусироваться на текущей задаче и правильно переключаться на следующую. Когда мы думаем, что занимаемся только одной задачей, нам это обычно всего лишь кажется. В процессе то мысли убегут куда-то далеко (например, к следующей задаче), то отвлечет сообщение из мессенджера, то захочется проверить, что там новенького у друзей в соцсетях.

Словом, какой вариант решения множества задач ни выбери — последовательный или одновременный, — в любом случае умение делать это хорошо зависит от способностей к концентрации внимания и быстрому переключению от задачи к задаче.

Существует много способов тренировки мозга, в любом случае главное условие — регулярность занятий. Важно уделять этому несколько минут каждый день.

25-минутки или метод помидора. Этот, пожалуй, самый знаменитый способ тренировки концентрации внимания можно использовать непосредственно в процессе работы. Засеките таймер на 25 минут и в течение этого времени занимайтесь строго одной задачей, не отвлекаясь ни на что другое. Когда прозвенит звонок, сделайте пятиминутный перерыв и займитесь чем хотите, но следующие 25 минут снова занимайтесь только одним конкретным делом. Кажется элементарным, но вы быстро убедитесь, насколько трудно удержаться от соблазна «перескочить» на что-то еще.

При чем здесь помидор? Совершенно ни при чем, просто у автора метода Франческо Чирилло будильник был в форме помидора.

Концентрация на неподвижном предмете. Если удержать внимание в течение 25 минут на одном деле оказалось для вас слишком сложным, начните с малого. Положите перед собой любую вещь — например, ручку или компьютерную мышку — и сконцентрируйте свои мысли только на ней. Задача — продержаться хотя бы три минуты, в идеале — пять. Тут важен самоконтроль: как только вы замечаете, что отводите взгляд, мысли начинают куда-то «уплывать», нужно вернуть внимание на предмет.

Дыхательные упражнения. Дыхательных гимнастик существует множество, и многие из них направлены именно на концентрацию внимания. Суть в том, что вы дышите определенным образом и внимательно наблюдаете за процессом дыхания, не отвлекаясь вообще ни на какие мысли.

Асинхронные упражнения. Возможно, готовя своих детей к школе, вы занимались с ними такими упражнениями, когда нужно делать некие движения обеими руками, но каждой рукой — разные. Например, правая рука делает круговые движения в воздухе, а левая в это время трет стол. Это и есть асинхронные упражнения. Их польза в том, что они запускают работу одновременно обоих полушарий головного мозга. Это помогает развить как концентрацию внимания, так и быструю переключаемость между задачами.

Рефлексивное (глубокое) чтение. Чтение не просто инструмент для получения информации, давно доказано, что это еще и отличная зарядка для мозга. Но при условии, что речь идет о рефлексивном чтении — это когда вы глубоко погружаетесь в текст и непосредственно в процессе чтения анализируете его. Разумеется, для таких целей не подойдет детектив. Если брать художественную литературу, то что-то посерьезнее и посложнее. Но лучше читать научную литературу.

Тренировки на онлайн-платформе. Можно записаться в онлайн-фитнес для мозга. Например, на платформе «Викиум» есть специальные онлайн-тренажеры — это что-то вроде онлайн-игр, только с интеллектуальной пользой. Есть тренажеры для тренировки памяти и мышления, внимания и умения быстро переключаться с задачи на задачу. Тренажеры разработаны совместно со специалистами когнитивной и общей психологии, нейропсихологами и психофизиологами центра тестирования «Гуманитарные технологии» при МГУ им. М. В. Ломоносова.

Занятия на тренажерах рассчитаны на 15 минут в день, причем по индивидуальной программе. Сначала нужно пройти вводное тестирование, по которому становится ясно, какие из когнитивных функций вам не мешало бы развить, а затем составляется программа развития на каждый день.

Режим многозадачности улучшает производительность и качество выполненной работы

«Умение работать в режиме многозадачности» – такое требование можно встретить во многих объявлениях о приёме на работу. Действительно, некоторые люди способны быстро переключаться между различными делами или поручениями.

Впрочем, многие специалисты полагают, что умение выполнять несколько дел одновременно снижает производительность и качество работы, поскольку человеку приходится постоянно переключать внимание с одной задачи на другую. Это, предположительно, снижает «умственные резервы», например, негативно отражается на памяти: в огромном потоке информации легче что-то упустить.

Команда исследователей из Мичиганского университета решила проверить, как на самом деле режим многозадачности сказывается на выполнении работы. По их мнению, в данном случае невероятно важную роль играет то, как сам человек относится к тому, чем он занят.

«Многозадачность часто является вопросом восприятия или даже может считаться иллюзией. Независимо от того, занят ли человек одной задачей или несколькими, его восприятие работы как многозадачной повышает производительность труда», — отмечает в пресс-релизе ведущий автор работы Шалена Срна (Shalena Srna).

По её словам, восприятие многозадачности может быть разным. К примеру, человек может относиться к пребыванию на планёрке как к единственной задаче, но на самом деле он выполняет при этом множество функций – слушает коллег, что-то записывает, усваивает информацию. Другой простой пример – покупка одежды. В процессе человек одновременно сравнивает модели, анализирует цены, подбирает размер.

В ходе новой работы учёные хотели выяснить, влияет ли изменение восприятия человеком той или иной задачи на её выполнение.

Для участия в эксперименте они пригласили 162 добровольца. Им показывали познавательный ролик канала Animal Planet. При этом участников из первой группы предупредили, что им предстоит выполнить две задачи – запомнить новые данные и законспектировать их. Второй группе учёные преподнесли свою просьбу иначе: проверить способности добровольцев к обучению и письму.

Иными словами, люди выполняли одни и те же действия, но психологи сформировали у них разное восприятие этих действий.

Затем специалисты проанализировали результаты. Оказалось, что испытуемые из первой группы, которые считали, что выполняют одновременно два действия, точно законспектировали большее количество слов и набрали больше баллов, отвечая на вопросы по содержанию ролика.

Также учёные провели похожий тест онлайн, и его результаты оказались аналогичными.

В другом онлайн-испытании авторы решили проверить, повлияет ли на восприятие многозадачности более тонкая «манипуляция». В этом эксперименте всем участникам предлагалось решить две головоломки, которые появлялись на экране одновременно. У первой группы добровольцев головоломки отображались на одном фоне и якобы были частью одного исследования. Между тем для второй группы головоломки отображались на разном фоне и были разделены вертикальной линией, то есть они якобы относились к двум разным исследованиям.

Как и предполагали учёные, участники из второй группы восприняли свою деятельность как многозадачную, а их «коллеги» из первой группы отнеслись к решению головоломок как к одной задаче. Результаты «многозадачников» оказались лучшими.

Важно отметить, что эти данные специалисты подтвердили в 30 онлайн-экспериментах с участием более восьми тысяч человек. В каждом из них людей мотивировали денежным вознаграждением, размер которого зависел от их эффективности.

Но почему восприятие работы как многозадачной повышает производительность? Психологи полагают, что всё дело в том, как это влияет на уровень вовлечённости человека в рабочий процесс.

Чтобы проверить эту версию, исследователи провели ещё один эксперимент. Он был точно таким же, как предыдущий, с головоломкой, только на этот раз участники выполняли задание не онлайн, а в лаборатории. При этом эксперты отслеживали движения их глаз и фиксировали степень расширения зрачков. Этот показатель помогает оценить уровень внимания и умственных усилий, которые прилагает человек для выполнения задачи.

Результаты показали, что добровольцы из «многозадачной» группы, во-первых, лучше справлялись с решением головоломки, а во-вторых, у них был зафиксирован наибольший средний показатель расширения зрачков. Хотя участники этой группы часто переключали внимание между головоломками, это не влияло на их производительность, отмечают исследователи.

По их мнению, эти эксперименты доказывают, что многозадачность в действительности влияет на качество и эффективность работы. Однако для того, чтобы улучшить эти показатели, человеку не следует взваливать на себя как можно больше дел сразу. Скорее, ему нужно начать воспринимать свою деятельность как многозадачную.

Научная статья по итогам исследования опубликована в журнале Psychological Science.

Кстати, ранее учёные объяснили, как человеческому мозгу удаётся работать в режиме многозадачности и как натренировать этот навык.

Также авторы проекта «Вести.Наука» (nauka.vesti.ru) рассказывали о том, что использование Интернета на работе в личных целях не снижает производительность труда.

В многозадачность или не в многозадачность

В многозадачном режиме или не в многозадачном

В современном деловом мире компаниям приходится делать больше с меньшими затратами, а сотрудников просят работать усерднее и дольше. Большинство людей в офисе тратят время на переключение между задачами, полагая, что их многозадачность делает их более эффективными. Новые исследования, однако, показали, что многозадачность больше не является навыком, которым нужно хвастаться, а нужно беспокоиться. Эти исследования показывают, что многозадачность заставляет нас совершать больше ошибок, сохранять меньше информации и изменять способ работы нашего мозга, заставляя всех задуматься: «Многозадачность или не многозадачность?»

Как ваш мозг выполняет несколько задач

Префронтальная кора головного мозга начинает работать в любое время, когда вам нужно уделить внимание.Эта область вашего мозга помогает сосредоточить ваше внимание на единственной цели и выполнять задачу, координируя сообщения с другими системами мозга. Работа над одной задачей означает, что обе стороны префронтальной коры работают вместе в гармонии. Добавление еще одной задачи заставляет левое и правое полушария мозга работать независимо. Ученые из Национального института санте и медицинских исследований (INSERM) в Париже обнаружили это, когда попросили участников исследования выполнить две задачи одновременно во время функциональной магнитно-резонансной томографии (фМРТ).Результаты показали, что мозг раскалывается пополам и заставляет нас забывать о деталях и делать в три раза больше ошибок, когда мы получаем две одновременные цели.

Важно отметить, что многозадачность при выполнении естественных задач, таких как еда и ходьба, намного проще, чем более сложные задачи, такие как текстовые сообщения во время вождения. Эти естественные задачи требуют меньшей нагрузки на префронтальную кору, что упрощает переключение между приемом пищи и ходьбой на следующую встречу. Многозадачность не только снижает нашу продуктивность, но и снижает наш IQ и общую эффективность на работе.

Многозадачность влияет на ваш IQ

Исследование Лондонского университета показало, что участники, которые выполняли несколько задач одновременно во время когнитивных задач, испытали снижение IQ, как и у тех, кто не спал всю ночь. У некоторых из мужчин, занимающихся многозадачностью, IQ упал на 15 пунктов, в результате чего у них остался средний IQ 8-летнего ребенка. В следующий раз, когда вы окажетесь на собрании, пытаясь жонглировать, слушая своего босса и читая главные новости дня, знайте, что после того, как все будет сказано и сделано, будет сохранено мало информации от обеих задач.

Многозадачность влияет на эффективность вашего мозга

Считается, что способность выполнять несколько задач на работе является сильной стороной, но исследование, опубликованное в журнале Journal of Experimental Psychology: Human Perception and Performance (Vol. 27, No. 4), показывает, что многозадачность менее эффективна, поскольку требует дополнительное время для переключения мыслей каждый раз, когда человек переключается между задачами. Джошуа Рубинштейн, доктор наук из Федерального авиационного управления, предложил новые модели когнитивного контроля.Первый — смена целей — предполагает активное принятие решения о смене задач. Как только вы решили переключить процессы, ваш мозг начинает активацию правил. Это требует, чтобы ваш мозг отключил когнитивные правила старой задачи и включил новые правила для следующей. Этот процесс можно увидеть на рабочем месте, когда кто-то переключается с заполнения таблиц Excel на написание электронных писем. Их мозг должен сначала изменить цели и решить, что это сделано с помощью математических процессов и готово начать писать. Прежде чем они начнут писать, мозг отключает математические правила и активирует языковые правила.Время, необходимое мозгу для полного переключения процессов и когнитивных правил, требует времени и приводит к неэффективности на рабочем месте.

Как быть эффективными без многозадачности

Отказ от многозадачности на работе может быть трудно остановить, особенно когда у вас много дел. К счастью, есть несколько простых и осознанных изменений, которые вы можете внести, чтобы работать еще более эффективно. Вместо того, чтобы переключаться между задачами каждые две минуты или около того, посвятите время определенной задаче.Например, потратьте 20 минут на чтение новостей дня, а затем перейдите к следующему заданию на 20 минут и так далее.

Обычная задача на рабочем месте, которая бросает вызов этой стратегии, — это проверка электронной почты. Исследования показывают, что в среднем профессионал тратит около 23% дня на электронную почту. Вдохновленные этой статистикой, Глория Марк из Калифорнийского университета в Ирвине и ее коллега Стивен Воида изучили офис, отключили 13 сотрудников от электронной почты на пять дней, прикрепили к груди кардиомониторы и отслеживали использование компьютеров.В итоге сотрудники стали меньше нервничать, когда их отключили от электронной почты. Они сосредоточились на одной задаче в течение более длительных периодов времени и реже переключали экраны, тем самым сводя к минимуму многозадачность и работая более эффективно.

Как бороться с многозадачностью в командах

Однозадачность на индивидуальном уровне кажется достаточно простой, но что происходит, когда участвует команда? Многозадачность с группой сотрудников повышает вероятность недопонимания, пропуска сроков и низкого качества работы. Если все в группе отвлечены, шансов собраться вместе и произвести лучшую работу практически невозможно.Чтобы бороться с тонущей командой, важно оставаться все вместе сосредоточенными на одной задаче, планировать блоки времени и использовать меньше инструментов. Производительность резко возрастет, если группа сосредоточит свое внимание на одной задаче. Они смогут собраться вместе и посвятить себя работе. Создавая блоки времени для различных задач, у вас будет больше шансов оставаться продуктивным и вовремя завершаться. Наконец, при использовании меньшего количества платформ у каждого участника будет меньше времени на переход между задачами, что позволит им оставаться продуктивным.Создайте модель работы для своей команды, основанную на организации, общении и простоте для максимальной производительности.

Ключевые выводы для менеджмента

• Будьте внимательны к проблемам при многозадачности
• Помогите сотрудникам расставить приоритеты в работе
• Время от времени отпускайте газ. Дайте сотрудникам возможность отдохнуть на некоторое время.
• Сделайте бизнес прозрачным, чтобы сотрудники чувствовали себя ценными.
• Четко выражайте ожидания.
• Личное общение более эффективно, чем электронная почта.

В следующий раз, когда вы обнаружите, что выполняете одновременные задания на работе, прекратите одновременное выполнение нескольких задач. Уделите все свое внимание одному проекту за раз, и вы обнаружите, что качество вашей работы и эффективность значительно улучшатся.

Онлайн-программа магистра наук в области прикладной психологии USC имеет уникальную структуру, позволяющую глубоко изучать человеческое поведение и принимать во внимание реальные бизнес-решения, влияющие как на поведение организации, так и на поведение потребителей.

Источники

Многозадачность снижает нашу эффективность, согласно исследованиям

Многозадачность вредит вашему мозгу и карьере, согласно новому исследованию

Не выполняйте сразу несколько задач: ваш мозг будет вам благодарен

Однозадачные команды

,

Преимущества многозадачности сотрудников

Давайте рассмотрим преимущества многозадачности сотрудников:

Многозадачность сотрудников выгодна для организаций, так как снижает затраты на найм новых сотрудников, а также на их обучение . Наем — обременительный процесс. Специалисты по персоналу должны быть предельно осторожны при приеме на работу нового человека, чтобы он не создавал проблем позже. Вы можете нанять лучшего кандидата, но все равно нет никаких гарантий. Более того, нового человека необходимо хорошо ввести в систему.Ему / ей необходимо пройти надлежащее обучение, чтобы понять свои должностные обязанности, а также знать, чего от него / нее ждут.

Сотрудники с многозадачными способностями способны выполнять множество обязанностей одновременно, поэтому вам не нужно много вкладывать в найм и обучение новых сотрудников. Вместо того, чтобы назначать нового человека, всегда лучше полагаться на кого-то, кто находится в системе в течение некоторого времени и может выполнять несколько обязанностей. Более того, вы еще и на их зарплате экономите.Когда один человек может справиться с несколькими делами, вам не нужно нанимать конкретных людей для выполнения определенных задач.

Многозадачность сотрудников, безусловно, увеличивает продуктивность организации . Они обеспечивают большую производительность при минимальных ресурсах. Вместо того, чтобы назначать пять новых людей для определенного процесса, многопрофильный сотрудник может делать все самостоятельно. В таком случае вам не нужно пять компьютеров, телефонов, ящиков или рабочих станций, а только один. Нет ничего лучше, чем один человек выполняет работу пяти человек.

У сотрудников с многозадачностью больше шансов на выживание, чем у других, даже в худших ситуациях. Это те, кому не нужно зависеть от других в каждой мелочи и они верят, что могут выполнять несколько задач самостоятельно. Такие организации не сильно страдают, даже если люди внезапно уходят.

В организации А было десять сотрудников, способных выполнять несколько задач одновременно. В организации Б было двадцать сотрудников, которые могли делать только свою работу и ничего больше. Сотрудники, представляющие отдел MIS, ушли в отпуск в обеих Организации.Сотрудники Организации А не приставали к ним, поскольку они были знакомы с Excel и могли без особых проблем поддерживать свои данные. Сотрудники Организации Б были беспомощны и потеряли большую часть своих Данных из-за отсутствия команды MIS. В результате всего этого они не только понесли серьезные убытки, но и потеряли нескольких своих важных клиентов. Организации с разносторонними сотрудниками имеют преимущество перед конкурентами, поскольку здесь сотрудники, в случае необходимости, могут не только выполнять свою работу, но и помогать другим в их работе.Такие сотрудники не скупятся, если их коллеги уходят в отпуск или увольняются с работы. Они верят в необходимость взять на себя ответственность, чтобы их организация не пострадала.

У многозадачных сотрудников нет времени заниматься нежелательными делами, поскольку они сами заняты своей работой . В некотором смысле, многозадачность сотрудников также ведет к вовлечению сотрудников, когда люди верят в достижение целей в установленные сроки, что бы ни случилось. Такие сотрудники не жесткие и с улыбкой берут на себя дополнительные обязанности.Они выполняют несколько задач в одиночку, не по принуждению, а потому, что хотят видеть свою организацию на самом высоком уровне успеха. Для них выполнение нескольких обязанностей — не их работа, а страсть. Такие сотрудники редко придираются или жалуются, а также охотно помогают друг другу. Они активно участвуют в различных программах обучения и других сессиях или семинарах с готовностью обновить свои существующие знания и отточить свои навыки, что в конечном итоге принесет пользу не только сотруднику, но и организации.Многозадачные сотрудники, безусловно, являются потребностью времени и ценными активами организации. Многозадачные сотрудники успешны не только в своем текущем назначении, но и в любом месте.

Авторство / ссылки — Об авторе (ах)

Статья написана «Прачи Джунджа» и проверена Management Study Guide Content Team . В состав группы MSG по содержанию входят опытные преподаватели, профессионалы и эксперты в предметной области.Мы являемся сертифицированным поставщиком образовательных услуг ISO 2001: 2015 . Чтобы узнать больше, нажмите «О нас». Использование этого материала в учебных и образовательных целях бесплатно. Укажите авторство используемого контента, включая ссылку (-ы) на ManagementStudyGuide.com и URL-адрес страницы контента.

.

Почему многозадачность не работает — Основы здоровья от Cleveland Clinic

Авторы: Синтия Кубу, доктор философии, и Андре Мачадо, доктор медицины

Клиника Кливленда — некоммерческий академический медицинский центр. Реклама на нашем сайте помогает поддерживать нашу миссию. Мы не поддерживаем продукты или услуги, не принадлежащие Cleveland Clinic. политика

Практически для всех людей, почти во всех ситуациях одновременное выполнение нескольких задач невозможно. Когда мы думаем, что выполняем несколько задач одновременно, чаще всего мы на самом деле не делаем две вещи одновременно, а вместо этого выполняем отдельные действия в быстрой последовательности.

С нейробиологией все ясно: мы запрограммированы на выполнение единственных задач. Одно исследование показало, что только 2,5 процента людей могут эффективно выполнять несколько задач одновременно. И когда остальные из нас пытаются одновременно выполнять два сложных действия, это просто иллюзия.

Многозадачность ухудшает ваше мышление

Мы знаем, о чем вы думаете: кого это волнует? Многозадачность. Моно-многозадачность. Все дело в семантике, верно?

Неправильно.

Попытка выполнить несколько действий одновременно — особенно потенциально опасное, например, текстовые сообщения во время вождения — серьезно подрывает нашу способность выполнять задачи безопасно и качественно.Не менее важно, что многократное переключение назад и вперед от проекта к проекту, как колибри, перескакивающая с цветка на цветок, а затем обратно к исходному цветку, может ухудшить нашу способность действовать наилучшим образом.

Помните об этом в следующий раз, когда будете решать две сложные задачи одновременно.

Хотя мы должны стремиться сосредоточиться на отдельных задачах, у нас есть технологические устройства и ресурсы, которые способствуют распространению мифа о многозадачности. Смартфон в руке, наушники на месте, мы чувствуем себя в силах справиться с ежедневными задачами сразу или оставаться на связи постоянно.

Разделенное внимание

Неврологи, изучающие работу мозга, обеспокоены тем, что наша склонность разделять внимание, а не сосредотачиваться, препятствует нашей способности выполнять даже простые задачи. Это может оказать крайне негативное влияние на:

• Внимательность. Эти правила, запрещающие пользоваться мобильным телефоном во время вождения, основаны на научных данных. Двойная задача (выполнение лингвистической или слуховой задачи во время симуляции вождения) связана со снижением активности в областях мозга, важных для внимания, а также с плохими ходовыми качествами.В нескольких исследованиях было предложено, чтобы люди, которые интенсивно многозадачны в средствах массовой информации, использовали стиль управления вниманием, который способствует параллельной обработке нескольких источников информации, а не сосредоточению на одной основной задаче. Другое исследование сравнивало производительность тяжелых и легких многозадачников. Удивительно, но многозадачники с тяжелым медиа показали худшие результаты в тестах на способность переключения задач, возможно, из-за больших трудностей с отфильтровыванием нерелевантной информации.
• Обучение. Пословица гласит: «В течение дня на все хватит времени, если вы сделаете только одно дело одновременно.Но в году этого мало, если ты будешь заниматься двумя делами одновременно ». По сути, чем больше мы выполняем одновременно несколько задач, тем меньше мы способны выполнить, потому что постепенно теряем способность сосредотачиваться достаточно, чтобы учиться. Внимание необходимо для обучения. Если мы с раннего возраста пытаемся постоянно выполнять несколько задач одновременно, мы не практикуем, как отключать остальной мир, чтобы участвовать в более глубокой обработке и обучении. Эмпирические исследования показали, что многозадачность с использованием технологий (например, текстовые сообщения, прослушивание музыки, проверка электронной почты) отрицательно влияет на учебу, выполнение домашних заданий, обучение и оценки.
• Внимательность. Те, кто внимателен, могут делать больше, чем просто уделять внимание; они делают это намеренно, в настоящий момент и без осуждения. Это, пожалуй, самая продвинутая форма внимательности, которая может привести к принятию решений в спокойной и менее реактивной среде. Действительно, многие методы лечения, основанные на осознанности, помогают пациентам, страдающим депрессией, тревогой, хронической болью, токсикоманией, СДВГ и другими состояниями.

Делайте по одному делу

Изолирование от мира многозадачности дает множество преимуществ во всех сферах жизни и в любых условиях, включая рабочее место.Безусловно, это был важный аспект нашей карьеры.

Люди предполагают, что мастерство хирурга в первую очередь заключается в устойчивости и точности его или ее рук, и в этом есть доля правды. Но мастерство хирургии — это способность целенаправленно сосредоточиться на одном пациенте и выполнить ряд задач, и все это для достижения определенного результата, выполнение которого может занять много часов.

Хирурги не обязательно рождаются с этой способностью выполнять однозадачу. Мы узнаем это — через часы и часы хирургии, за годы и годы совершенствования.И это может быть довольно приятно. Многие хирурги говорят, что их самая любимая среда в больнице — это операционная, несмотря на стресс и риск, связанные с работой. Это место изоляции, безопасный дом от мира многозадачности.

Вам не нужно быть хирургом, чтобы избавиться от мифа о многозадачности и выбрать однозадачность. Будь то поездка в долгую поездку, организацию мероприятия, уход за садом или выполнение заказа, мы однозначно выполняем все задачи лучше всего за раз.Попытайся.

Этот пост впервые появился на сайте TIME Ideas.

,

8 способов прекратить многозадачность и приступить к работе — Тайм-менеджмент Ninja

От занятых людей я часто слышу: «Я хорошо справляюсь с несколькими задачами».

Тем не менее, когда вы смотрите на то, что они делают, это часто чревато ошибками, ошибками и дополнительными усилиями из-за переделки.

Делает ли многозадачность больше?

Или это просто у вас рваный бег во имя дополнительных работ?

Тройная задача или утроение работы?

Недавно я работал с человеком, который, казалось, делал все одновременно.Она одновременно отвечала на телефонные звонки, набирала текстовые сообщения на мобильный и отвечала на электронные письма.

Как вы думаете, какую задачу она выполняла на самом деле?

Ответ был… нет.

Ей приходилось постоянно просить человека по телефону повторить подробности. У нее было наполовину написанное электронное письмо, которое оказалось в ее папке «Черновики». И ей удалось отправить наспех составленное текстовое сообщение с несколькими автоматически исправляемыми опечатками.

«Многозадачность означает выполнение большего при меньшем качестве работы.” (Твитнуть эту цитату)

Этот человек был очень занят. Но она мало что делала.

Фактически, она создавала больше работы для себя.

Ей пришлось перезвонить этому человеку, чтобы подтвердить некоторые вещи, которые она пропустила в их разговоре. В итоге она переписала письмо с нуля. И ей пришлось отправить смущенное продолжение своего бессмысленного текстового сообщения.

Остановите многозадачность

Если вы хотите сделать больше за меньшее время, вам нужно прекратить многозадачность.

Вместо того, чтобы делать многие вещи наполовину, сконцентрируйтесь на самых важных задачах… по одной за раз.

В противном случае у вас будет 57 задач, начатых и ничего не сделанных.

Вот 8 способов избавиться от многозадачности и сделать больше:

1. Делайте одно дело за раз — Вопреки кредо многозадачности, вы сможете выполнять больше задач, выполняя их индивидуально. Кроме того, вы сделаете это быстрее, с меньшим количеством ошибок и меньшим количеством переделок.
2. Присутствовать — Присутствовать на своей работе и с теми, с кем вы работаете. Оставайтесь на своем текущем задании и не позволяйте сосредоточиться на других задачах. Это означает, что вы не проверяете электронную почту во время встречи с кем-то. А это значит, что вы не будете работать во время встречи на своем ноутбуке.
3. Завершить перед запуском — Убедитесь, что вы завершили задачи до закрытия, прежде чем начинать следующую. Завершение дела перед тем, как приступить к следующему, дает большой импульс производительности.
4. Не позволяйте маленьким задачам мешать крупным — Не позволяйте мелким задачам прерывать большие. Не беритесь за двухминутное задание только потому, что это легко. Не отвечайте на это письмо только потому, что оно попало в ваш почтовый ящик.
5. Put Down the Tech — Технологии позволили нам работать где угодно. Это не значит, что вам следует. Закройте электронную почту, выключите телефон и отложите ненужную технику, пока вы работаете.
6. Очистите рабочее место — Загроможденный стол — мечта человека, выполняющего несколько задач одновременно.Множество случайных вещей, которые можно подобрать и поработать вместо своей работы. Очистите свой стол от всего, кроме задачи, над которой вы собираетесь работать.
7. Назначьте встречу с вашей работой — Я большой сторонник назначения встреч с вашими самыми сложными задачами. Выделите время для работы над одной задачей или проектом. Сходите в конференц-зал или на рабочее место, если это помогает сосредоточиться на текущей задаче.
8. Устранение прерываний — Прерывания скрывают многозадачность. Предотвратите их, отключив звонки / гудки, уведомления по электронной почте и, да, закройте дверь, если необходимо.

Делай меньше, делай больше

Выполнение множества задач одновременно — это не ответ.

Сосредоточьтесь на своей работе по одной важной задаче за раз.

Многозадачность отвлекает внимание и приводит к небрежным ошибкам.

Сосредоточенность и выполнение задачи позволяет делать работу правильно с первого раза.

Вопрос: Вы многозадачны или предпочитаете работать над чем-то по отдельности? Вы можете оставить комментарий, нажав здесь.

Связанные

.